RIAUPEDIA.COM - Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah (DPAD) Kabupaten Indragiri Hilir (Inhil) menggelar sosialisasi pembinaan kearsipan, dalam rangka penciptaan dan penggunaan arsip dinamis guna menata arsip serta cara menggunakan kode klasifikasi arsip dan tata naskah yang benar di lingkungan Pemerintah Kabupaten (Pemkab) Inhil, Senin 21 Maret 2022.

Kegiatan yang dipusatkan di aula Hotel Top 5 Tembilahan ini dibuka secara resmi oleh Bupati Inhil diwakili Asisten I Sekretariat Daerah (Setda) H Tantawi Jauhari dan menghadirkan narasumber Ramli Arsyad, Arsiparis Madya Dipersip Provinsi Riau.

Tampak hadir saat itu, Kepala DPAD H Tengku Eddy Efrizal didampingi Sekretaris Yusnaldi dan sejumlah pejabat eselon di lingkungan DPAD, serta undangan lainnya.

Kepala Bidang (Kabid) Penyelenggaraan Kearsipan DPAD H Suharta dalam laporan panitianya menyampaikan, tujuan dilaksanakannya kegiatan tersebut adalah untuk mengetahui jenis-jenis arsip dinamis dan statis yang memiliki nilai gun penting menurut klasifikasi, tertatanya ruang kearsipan yang representatif untuk menyimpan arsip dinamis dan statis daerah, dapat terjaganya keutuhan, kelengkapa dan nilai guna arsip dinamis dan statis serta terawat dengan baik.

Adapun manfaatnya, yakni arsip dapat terpelihara, ditata dengan rapi dan teratur sesuai dengan klasifikasi, arsip dapat dijaga keutuhan, kelengkapan dan terhindar dari kerusakan, arsip dapat ditemukan dengan mudah apabila sewaktu-waktu diperlukan, arsip dinamis dan statis dapat dirawat dan dilestarikan sepanjang zaman.

"Peserta kegiatan sebanyak 25 orang, yang terdiri dari perwakilan Organisasi Perangkat Daerah (OPD) serta 5 kelurahan dan 1 desa di Kabupaten Inhil," ujar Suharta.

Sementara itu, Bupati Inhil dalam sambutannya yang dibacakan Asisten I Setda Tantawi Jauhari menegaskan pentingnya pengelolaan arsip dengan baik, karena arsip ini akan digunakan sebagai bukti autentik pelaksanaan pemerintahan, baik pusat maupun daerah.

"Saya atas nama Pemkab Inhil sangat mengapresiasi dan menyambut baik dilaksanakannya kegiatan ini, dalam upaya penciptaan dan penggunaan arsip dinamis, serta cara menggunakan kode klasifikasi arsip dan tata naskah yang benar," katanya.

Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien, lanjut Tantawi, pencipta arsip tentunya harus memperhatikan dan melakukan beberapa hal penting berikut ini, yaitu perlunya membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.

"Saya berharap kepada seluruh OPD untuk dapat bersama-sama menyatukan komitmen untuk bisa menjadikan perpustakaan sebagai sebuah pusat informasi. Komitmen kita untuk mengawal terwujudnya pengelolaan arsip yang baik tidak bisa ditawar lagi," imbuhnya.